Über IT Projekte und das damit verbundene Projektmanagement lassen sich Bücher schreiben – viele haben dies schon getan, ich möchte mich auf einen weiteren Artikel zu dem Thema beschränken. Wie der weg von der Projektdefinition zur erfolgreichen Realisierung aussieht, wird im folgenden dargestellt. Ich beschränke mich auf hier eben auf  IT Projekte, der Ablauf bei anderen Arten von Projektarbeit ist aber sehr ähnlich

1.) Welche Ziele sollen IT Projekte haben?

Häufig werden Zieldefinitionen noch rein intern gelöst. Es zeigt sich jedoch, dass es bereits in dieser Phase von Vorteil ist, IT Consulting zu Rate zu ziehen. Immer wieder werden Projekte in einer späteren Phase grundsätzlich abgeändert, da die Zielvorstellungen nicht in ihrer ursprünglichen Form realisiert werden können. Um dieses Problem zu vermeiden, sollte in der Zieldefinition der genaue Ablauf, bzw. Details zur Realisierung vermieden werden.

Beispiel für IT Projekte – Firmenwebseite:

Gutes Ziel: Neue Firmenwebseite mit der Möglichkeit für Besucher in eine Interaktion zu treten.

Damit ist offen wie die Interaktion stattfindet, und im Rahmen der Projektentwicklung können verschiedene Möglichkeiten erörtert werden. Gerade bei der interaktiven Komponente darf nicht vergessen werden, dass für deren Betreuung Personalressourcen berücksichtigt werden müssen. Würde man hier beispielsweise konkret einen Live-Chat für die Homepage einplanen, verbaut man sich den Weg zu eventuell besseren Alternativen. IT Consulting hätte dies bereits bei der ersten Besprechung berücksichtigt und im Rahmen des IT-Projektmanagement die Anforderungen dem Nutzen gegenüber gestellt.

2.) Zeitlicher Rahmen bis zur Fertigstellung 

Dieser wichtige Punkt wird häufig verwechselt mit dem Zeitraum der technischen Realisation der IT Projekte. Tatsächlich ist die Fertigstellung erst dann erfolgt, wenn alle Bestandteile im Betrieb entsprechend verankert sind. In diesem Zeitrahmen muss Platz für einen der Anforderung entsprechenden Testlauf sowie eine Auswertung des selbigen enthalten sein. Wieder erwähne ich das IT-Consulting, welches gerade im IT Bereich das Know-How mitbringt um möglichst alle Eventualitäten zu berücksichtigen. Ein Fachbetrieb ist experte in seinem Fach – wenn es sich dabei nicht um die IT handelt, kann es passieren, dass wesentliche Fehlerquellen übersehen werden.

3.) Erarbeitung eines Anforderungsprofils

Der Gang in die Tiefe des Projektes. Die Details müssen erarbeitet, Ressourcen und deren Verfügbarkeit berücksichtigt werden. Die Grafik zeigt die Herangehensweise wieder am Projekt Firmenwebseite:

 

Die Grafik bezieht sich auf ein Projekt welches mit Hilfe von IT-Consulting realisiert wird. Insbesondere technische Machbarkeiten sind nur schwer ohne externe Beratung zu ermitteln. Bei der IT Projekte Betreuung kann es von Vorteil sein, wenn der Anbieter des IT-Consulting auch die Abwicklung, sprich die technische Realisierung durchführt – gerade bei umfangreichen Projekten ist es aber anzuraten mindestens 3 externe Angebote einzuholen. Die Beurteilung sollte dann allerdings nicht ausschließlich auf Basis des Preises erfolgen. Die Erstellung einer Webseite, das Webdesign, ist Vertrauenssache.

Im Normalfall ist dieser Schritt im Projektablauf weniger Aufwändig als er wirkt. Im KMU-Bereich handelt es sich dabei um eine Besprechung von ca. 2 Stunden, gesetzt den Fall, dass markt- und kundenrelevante Daten verfügbar sind.

Diese kurze Dauer ist darauf zurückzuführen, dass die technischen Aspekte des Projekts sowie eine Erfahrung und Kenntnis des Userverhaltens auf Webseiten, dem IT Consulting Betreuer bekannt sind und auf aufwändige Recherche verzichtet werden kann. SEO (Suchmaschinenoptimierung) wird nicht als eigener Punkt genannt, da sie fixer Bestandteil einer Webseite sein sollte.

4.) Auftragsvergabe(n) und Fortschrittsüberwachung

Der bzw. die Aufträge sollten dann unter Berücksichtigung von Service, zeitlicher Einhaltung der Vorgaben und Preis vergeben werden. Nach der Auftragsvergabe hat es sich als sehr vorteilhaft herausgestellt, wenn eine Fortschrittsüberwachung durch das IT-Consulting gegeben ist. Etwas vorher auszubessern ist gerade für IT Projekte immer besser als es dann nachzubessern, bzw. mit Workarounds eine nicht berücksichtigte Vorgabe doch noch zu erreichen. Suboptimalen Ergebnissen wird dadurch vorgebeugt.

Wesentlich ist auch die Einhaltung der zeitlichen Vorgaben. Sollten diese aus unvorhergesehenen Gründen nicht eingehalten werden können, macht es meist keinen Sinn die ausführende Firma stark unter Druck zu setzen. Deshalb wird Ihr IT-Consulting auch im Vorfeld einen gewissen Pufferzeitraum anraten. Dieser ist auch erforderlich wenn während der Ausführung noch Anforderungen hinzukommen, was leider nie ganz auszuschließen ist.

5.) Testphase und Auswertung

Um möglichst alle Eventualitäten zu berücksichtigen ist es hier erforderlich, dass für IT Projekte schon ab der Erarbeitung des Anforderungsprofils mögliche Teststellungen vorbereitet werden. Diese werden dann in einem Testumfeld auf Ihre Schwächen (sofern vorhanden) und Schlüsselfunktionen geprüft und mit dem Anforderungsprofil verglichen. Ein entsprechender Bericht gibt Aufschluss über nötige Änderungen.

6.) Live-Phase und weitere Betreuung

Wenn das Projekt abgeschlossen ist und „in Betrieb“ genommen wird, sollte das IT-Consulting noch eine gewisse Zeit das Projekt in der Praxis betreuen um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. Im Beispiel Webseite wäre dies außerdem ein Monitoring der Suchmaschinenplatzierung, des Besucherverhaltens und eine damit einhergehende weitere Optimierung in Bezug auf Suchmaschinen und Usability.

 

Wenn Sie gute Betreuung für IT Projekte suchen oder neben IT-Consulting auch eine entsprechende Umsetzung, freue ich mich über Ihre Anfrage.

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